Genel Kurul Toplantıları
İlk Genel Kurul Toplantısı:
Kuruluş bildiriminde, tüzüğünde ve diğer belgelerinde Kanuna aykırılık veya noksanlığın bulunmaması ya da Kanuna aykırılık ve noksanlığın verilen süre içinde giderilmesi durumda, kanuna uygunluğun derneğe yazılı olarak bildirilmesinden itibaren (dernek tüzüğünün tasdik olarak kuruculara tebliğ edildiği tarihten itibaren) altı ay içinde derneğin ilk genel kurul toplantısını yapması ve organlarını oluşturması zorunludur. Toplantıda derneğin yönetim, denetim ve diğer zorunlu organlarına seçilenler, toplantıyı izleyen otuz gün içerisinde Mülki İdare Amirliğine bildirilir. (Bkz. Genel Kurul Sonuç Bildirimi Ek-3)
ÖNEMLİ NOTLAR
*Genel kurul sonuç bildirimi, dernek başkanı tarafından Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS) üzerinden elektronik ortamda doldurulmalıdır. Bildirimlerin elektronik ortamda yapılmasına ilişkin bilgilere şu sayfadan ulaşabilirsiniz: Derbis Şifresi Alınması ve İşlemlerin Elektronik Ortamda Yapılması
**Ancak genel kurulda tüzük değişikliği de yapılmış ise, genel kurul sonuç bildirimi DERBİS üzerinden doldurultuktan sonra tüzük değişikliğinde istenen belgelerin ıslak imzalı olarak İl Dernekler Müdürlüğüne aynı süre (genel kurul toplantısını izleyen otuz gün) içerisinde teslim edilmesi gerekmektedir.
***Genel kurulda tüzük değişikliği yapılmış ise, birer adet genel kurul (divan) tutanağının, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni hallerini gösterir listenin ve değişiklikler işlenerek son haliyle hazırlanmış (her sayfasının altı son yönetim kurulunca imzalanmış) iki adet dernek tüzüğünün Müdürlüğümüze teslim edilmesi gerekmektedir.
Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantıları:
a) Dernek tüzüğünde belirtilen zamanlarda olağan,
b) Yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı isteği üzerine otuz gün içinde olağanüstü toplanır.
Olağan genel kurul toplantılarının en geç üç yılda bir yapılması zorunludur.
[Dernek tüzüğünde olağan genel kurul toplantı periyodu olarak 3 yıldan fazla süre belirlenemez. Daha az süre (Ör: 2 yıl veya 1 yıl) konulmuşsa o sürede yapılır. Olağan genel kurul toplantılarının yapılış zamanında, dernek tüzüğünde belirlenen süre esastır. Bu nedenle olağan genel kurul toplantılarının kesinlikle tüzükte belirlenmiş zamanda (Ör: 3 yılda bir Mart ayı denilmişse, her üç yılda bir Mart ayı içinde) yapılması gerekmektedir. Zamanından erken veya geç yapılması yahut yapılması gereken zamanda yapılmaması hallerinde idari para cezası uygulanmaktadır].
Genel kurul, derneğe kayıtlı üyelerden oluşur ve toplantıya en az on beş gün önceden üyelere duyuru yapılmak suretiyle yönetim kurulunca çağrılır.
Olağan Genel Kurul Toplantısının Yapılmasına İlişkin Yönetim Kurulunca Alınacak Karar Örneği:
Derneğimizin olağan genel kurul toplantısının dernek merkezinde, ...../....../20......(*) tarihinde, saat: ......:.......'da salt çoğunlukla, salt çoğunluk sağlanamadığı takdirde çoğunluk aranmaksızın ......./....../20.....(**) tarihinde aynı saat ve yerde aşağıdaki gündemle yapılmasına ve yapılacak genel kurul toplantısına ilişkin tarih, yer, saat ve gündem bilgilerinin ................................(***) yoluyla üyelere duyurulmasına oybirliği ile karar verilmiştir.
Gündem:
1) Katılan üyelerce hazırun listesinin imzalanması
2) Başkanın açılış konuşması
3) Divan heyetinin seçilmesi
4) Gelir-Gider Durumu ve Faaliyet Raporlarının Okunması
5) Yönetim Kurulunun İbrası
6) Dernek Organlarının Seçilmesi
7) Diğer Yazılı ve Sözlü Önergeler ile Dilek ve Temennilerin Görüşülmesi
8) Kapanış
* Genel kurul toplantısının salt çoğunlukla (toplam üye sayısının yarısından bir fazlası ile) deneneceği ilk tarih yazılmalıdır.
** Genel kurul toplantısının (yönetim ve denetim kurulu asıl üye sayısının en az iki katı olmak şartıyla) salt çoğunluk aranmaksızın deneneceği ikinci tarih yazılmalıdır.
*** Genel kurul toplantısının üyelere ne şekilde duyurulacağı yazılmalıdır. (Gazete ilanı, Derneğin internet sayfası, E-posta, Yazılı bildirim, SMS yollarından herhangi biri)
Çağrı usulü:
Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler. Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler; en az onbeş gün önceden, toplantının günü, saati, yeri ve gündemi en az bir gazetede veya derneğin internet sayfasında ilan edilmek, yazılı olarak bildirilmek, üyenin bildirdiği elektronik posta adresine ya da iletişim numarasına mesaj gönderilmek veya mahalli yayın araçları kullanılmak suretiyle toplantıya çağrılır. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması sebebiyle toplantı yapılamazsa, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz. (Her iki toplantı denemesinde de yeter sayının sağlanamaması halinde, buna ilişkin tutulmuş tutanaklar ve bir dilekçe ile Mülki İdare Amirliğine bilgi verilmelidir.
Toplantı (ilk denemede), çoğunluk sağlanamaması sebebinin dışında (toplantının yapılmasına engel teşkil edebilecek kavga, kargaşa, doğal afet vb) başka bir nedenle geri bırakılırsa, bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur. İkinci toplantının geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur. Üyeler ikinci toplantıya, birinci fıkrada belirtilen esaslara göre yeniden çağrılır.
Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz.
Toplantı usulü:
Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur. Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri, yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir. Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına imza koyarak toplantı yerine girerler. Kimlik belgesini göstermeyenler, belirtilen listeyi imzalamayanlar ile genel kurula katılma hakkı bulunmayan üyeler toplantı yerine alınmaz. Bu kişiler ve dernek üyesi olmayanlar, ayrı bir bölümde genel kurul toplantısını izleyebilirler.
Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır. Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir.
Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.
Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazırun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur.
Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir. Genel kurul, gündemdeki konuların görüşülerek karara bağlanmasıyla sonuçlandırılır. Genel kurulda her üyenin bir oy hakkı vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır.
Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır. Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.
Mahkemece kayyım atanması veya Medeni Kanunun 75 inci maddesinin ikinci fıkrasına göre görevlendirilme yapılması halinde, bu maddede yönetim kurulana verilen görevler bu kişiler tarafından yerine getirilir.
Genel kurul sonuç bildirimi:
Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen otuz gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren Genel Kurul Sonuç Bildirimi mülki idare amirliğine verilir. (Bkz. Ek-3)
Genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapılması halinde; genel kurul toplantı tutanağı, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni şekli, her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış dernek tüzüğünün son şekli, bu fıkrada belirtilen süre içinde ve bir yazı ekinde mülki idare amirliğine verilir.
Bu bildirime;
a) Divan başkanı, başkan yardımcıları ve yazman tarafından imzalanmış genel kurul toplantı tutanağı örneği,
b) Tüzük değişikliği yapılmışsa, tüzüğün değişen maddelerinin yeni ve eski şekli ile dernek tüzüğünün son şeklinin her sayfası yönetim kurulunca imzalanmış örneği eklenir.
Genel kurul sonuç bildirimleri, dernek yönetim kurulu tarafından yetki verilen bir yönetim kurulu üyesi tarafından da yapılabilir. Bildirimin yapılmamasından yönetim kurulu başkanı sorumludur.
Sandığı bulunan dernekler, sandıklarına ait genel kurul sonuç bildirimini bu maddede belirtilen usulde mülki idare amirliğine bildirirler.
Genel kurul sonuç bildirimi ve eklerinin mevzuata uygunluğu dernekler birimlerince incelenir. Varsa, eksiklerin veya hataların giderilmesi ilgili derneklerden istenir. Eksiklik ve hataların giderilmemesi veya konusu suç teşkil eden fiillerin tespit edilmesi halinde gerekli yasal işlem yapılır.
© Türkiye Cumhuriyeti İçişleri Bakanlığı