Bakanlığımız Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü tarafından 2005 yılında kullanıma açılan e-Dernek Kurumsal Yazılımı üzerinde yapılan bakım-onarım çalışmalarıyla projedeki aksaklıkların giderilmesi kısmi olarak sağlanmış olsa da, gelişen ve değişen şartlara uygun olarak ortaya çıkan yeni ihtiyaçların istenilen düzeyde karşılanamaması, yazılım teknolojisindeki yeniliklerin ortaya çıkması ve günümüz teknolojisinin getirdiği yeniliklerin eski yazılıma uyarlanamaması, diğer kamu kurum ve kuruluşları ile web servis üzerinden yapılacak bilgi paylaşımına uyumlu yeni bir yazılım projesine ihtiyaç duyulması gibi nedenlerle Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS) adıyla yeniden yazılmasına karar verilmiştir.

DERBİS ile Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün Merkez ve Taşra Teşkilatı birimlerince yürütülen iş ve işlemler ve mevzuat gereği derneklerin vermekle yükümlü oldukları her türlü bildirim ile beyanname bildirimlerinin elektronik ortamda yapılması, bürokratik işlemlerin azaltılarak vatandaşın işlerinin kolaylaştırılması, istatistiki bilgilerin kısa sürede sorgulanarak raporlanması sağlanmıştır.

Ayrıca bilindiği üzere, 31/7/2009 tarihli ve 27305 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik”in 4 üncü maddesinde “(1) Basılı ortamdaki bilgi ve belgelerin elektronik ortama taşınması ve veritabanlarının diğer idarelerle paylaşılması esastır. (2) İdare, başvuruların elektronik ortamda da yapılmasına, sürecin başvuru sahibince izlenebilmesine ve sonucun ilgilisine elektronik ortamda iletilmesine yönelik tedbirleri alır ve hizmetin e-Devlet Kapısına entegrasyonunu sağlar.” hükümleri gereğince derneklerin amacı, iletişim bilgileri, kurucuları, yöneticileri, çalışanları vesair bilgilerine mevzuatları gereği ihtiyaç duyan kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi taleplerinin karşılanabilmesi hedeflenmiştir.

Birçok modülü de içerisinde barındıran ve ASP.NET MVC yazılım teknolojisiyle geliştirilen ve çok kullanıcılı bir yapıya sahip olan DERBİS, istatistiksel verilerini kullanıcılarına sunan bir kaynaktır. Bu bilgileri internet ortamında kurumsal web sitesi üzerinden vatandaşlarımızla paylaşmaya ve veri madenciliği ile istatistiksel çalışmalarında da kullanılmasına imkan vermektedir. Ayrıca kamu kurumları, vatandaşlar, öğrenciler, gazeteciler, akademisyenler ve araştırmacılar DERBİS’ te yer alan bu bilgilere talep etmeleri halinde ulaşabilmektedirler.

Bunun yanı sıra e-Devlet politikası gereği merkezde bulunan veritabanında toplanan bilgilerin diğer kurumlarla da elektronik ortamda hızlı ve güvenli bir şekilde paylaşılabilmesi için entegrasyonlar yapılmış ve planlanan entegrasyonların da tamamlanması için çalışmalara devam edilmektedir. Ayrıca e-devlet kapısı kapsamında sivil toplum kuruluşlarına sunulan hizmetlerin elektronik ortama taşınarak basitleştirilmesi için Dernekler Bilgi Sistemi Projesinin de MERNİS ve e-İÇİŞLERİ ile entegrasyonu tamamlanmış olup MERSİS, TAKBİS ve UYAP vb. gibi projelerle entegrasyonun sağlanarak veri alışverişinde bulunulması planlanmaktadır.

Yazılımın temel işlevleri:
. Derneklere yönelik iş ve işlemleri elektronik ortamda yapmak,
. Mevzuat gereği verilmesi gereken beyanname ve bildirimleri online olarak almak,
. Kamu kurum ve kuruluşları ile web servis aracılığı ile veri alış-verişi yapmak;
. e-İçişleri ve Dernekler Arşiv Projesi ile entegrasyon,
. İstatistiki bilgileri kısa sürede sorgulamak ve raporlamak.
. Derneklerle ilgili politika belirleyicilere ve ilgili kurumlara doğru bilgileri aktarmak,
. Vatandaşın Devlet kapısında beklemesinin önüne geçmek ve işlerini kolaylaştırmak,
 

Projenin Genel Amacı:

. Tüm iş ve işlemleri web tabanlı yazılım üzerinden yürütülmesi,

. Sivil toplum kuruluşlarına hizmet sunumunda ve işleyişte modernizasyonun sağlanması,

. Genel Müdürlüğümüzün sun­duğu hizmetlerin daha etkin, hızlı, kolay erişi­lebilir ve verimli sunulması,

. Sivil toplum kuruluşları başta olmak üzere tüm faydalanıcıların tüm imkanlardan azami düzeyde istifadelerinin sağlanması,

. e-devlet kapısı kapsamında derneklere yönelik hizmetlerin basitleştirilmesi, online hale getirilmesi,

. Projede yer alan tüm modüllerle ve e-arşiv projesi ile entegre ederek derneklere ilişkin her türlü veriye (ıslak imzalı belgeler dahil) en hızlı şekilde ulaşılması,

. Günümüzde çok önem kazanan bilgi ve veri güvenliğinin sağlanması amacıyla gerekli altyapının oluşturulması,

. Kamuoyunun ihtiyacı olan sivil toplum alanına ilişkin verilerin güvenli bir şekilde sunulması,

. Kamu kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler ve sivil toplum örgütleri arasında iletişim alanı oluşturacak elektronik altyapının oluşturulması,

Projenin Hedefleri:

Sivil topluma yönelik AB standartlarında en hızlı ve kaliteli hizmeti sunmak, oluşturulacak yeni modüller ile dernekler başta olmak üzere tüm faydalanıcılara ilişkin ihtiyaç duyulacak her türlü bilgiye en kısa sürede ulaşmaktır. Vatandaş odaklı hizmetlerin e-devlet mantığıyla yürütülmesini ve kamu hizmetlerinin sunumunda modernizasyonu sağlamaktır.

Üçüncü sektör olarak bilinen sivil toplum kuruluşları içerisinde en önemli kitleyi oluşturan derneklere yönelik etkin, verimli ve kaliteli hizmet vermek ve gelişen dünya koşullarına ayak uydurabilmek için bilişim teknolojisi konusunda sürekli iyileşme ve yenilenme gerekmektedir.

Bilişim alanında oluşan talepleri karşılaması ve ileride yapılacak çalışmalara ışık tutması amacıyla GEnel Müdürlüğümüzce Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS) Projesi hazırlanarak kullanıma açılmıştır. Bu proje sayesinde hizmet kalitesinde oldukça önemli iyileşmeler söz konusu olmuştur.

Bu proje kapsamında aşağıda belirtilen uygulamalar  hayata geçirilecektir.

DERBİS ve Alt Modülleri 2012 yılında geliştirilmeye başlanılan Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS) projesi yazılımı ile Sendikalar Bilgi Sistemi(SENBİS), Partiler Bilgi Sistemi( PARBİS) ve Proje Destek Sistemi(PRODES) ek modüllerinin geliştirme süreci 31/12/2015 tarihinde tamamlanmıştır. 2016 yılı içerisinde söz konusu ek modüllerin iyileştirme ve idame süreci devam etmiş olup DERBİS alt modülü olarak e-Arşiv yazılımını geliştirme süreci başlamıştır. E-Arşiv geliştirme süreci 2016 yılı sonunda tamamlanarak DERBİS’in tüm alt modülleriyle birlikte geliştirilmesine devam edilmesi planlanmaktadır.